Dematerializzare i processi documentali: realtà sempre più concreta
Dematerializzazione dei documenti cartacei: cos'è e come funziona
Dematerializzare i processi documentali vuol dire trasformare un documento cartaceo in file, consentendo allo stesso di non perdere il valore giuridico. Questa procedura è riconosciuta dalla legge italiana e si chiama conservazione sostitutiva. Il processo di dematerializzazione è composto da più fasi. In primis si procede con la scansione del cartaceo tramite uno scanner. Successivamente si lavora alla creazione di una struttura di archiviazione, adatta alla conservazione elettronica dei documenti.
Grazie alla conservazione documentale sopracitata si otterrà un importante risparmio di tempo. Con la dematerializzazione si potranno guadagnare molteplici benefici. Per cominciare si eliminerà tutta la carta utilizzata da stampanti e fotocopiatrici. In questo modo non vi saranno sprechi di denaro, poiché si abbatteranno i costi per le fotocopie e per la manutenzione delle stampanti. Si avrà a disposizione un'archiviazione veloce dei documenti, che permetterà una rapida tracciatura dei file. Si potrà anche godere degli spazi liberi negli uffici, destinati in passato agli archivi.
La dematerializzazione dei documenti garantirà svariati benefici anche ai cittadini, che potranno disporre dei documenti che gli servono in qualsiasi momento, poiché si troveranno sul web e saranno scaricabili attraverso lo smartphone, il tablet o il computer.
Cos'è e come avviene la digitalizzazione dei documenti
Usufruendo della digitalizzazione dei processi si può disporre di una veloce condivisione di documenti, consentendo inoltre di allegare ai testi immagini, video e altri elementi digitali. Questo processo permette all'azienda di ottenere numerosi vantaggi, assicurando notevoli risparmi sui materiali. Le spese per la stampa dei cartacei saranno così eliminate. È risaputo che la manutenzione delle fotocopiatrici e stampanti comporta dei costi elevati, poiché questi macchinari si usurano prematuramente se utilizzati con frequenza. Inoltre non si possono ignorare le spese derivanti dall'acquisto deli toner.
In assenza di questi costi si avrà modo di investire il proprio capitale in modo diverso. Gli operatori potranno elaborare rapidamente i documenti, che non resteranno più sospesi. Ciò garantirà un aumento delle prestazioni sul posto di lavoro. L'automatizzazione dei processi amministrativi, consentirà alle aziende di ridurre gli sprechi, eliminando i costi per l'archiviazione dei documenti cartacei e rendendo più rapido lo scambio di informazioni. Così si limiteranno le perdite di tempo in genere causate dalla burocrazia. L'archiviazione digitale permette di individuare i file in modo rapido.
I documenti possono essere scaricati da internet in formati come Pdf e Word, così da evitare le interminabili file negli uffici. Se si desideramo maggiori informazioni riguardo i processi di dematerializzazione e digitalizzazione si può visitare la seguente piattaforma: https://www.savinosolution.com/ così da mettersi in contatto con operatori competenti in materia per ottenere una consulenza.
Dematerializzazione e digitalizzazione: com'è la situazione attualmente in Italia
Il nostro paese sta apportando delle grosse migliorie per quanto riguarda la digitalizzazione e dematerializzazione dei processi documentali. I cittadini potranno presto usufruire delle notifiche digitali, che sostituiranno le classiche raccomandate. Grazie a questo sistema non ci si dovrà più recare alle poste tutte le volte che si riceverà un avviso di giacenza a casa. In Italia è in atto un decreto di semplificazione e innovazione digitale, contenente regole e strumenti adatti a rendere più rapida la digitalizzazione della Nazione intera.
Il decreto mira a una veloce digitalizzazione degli Enti Pubblici, in modo da semplificare le mansioni degli operatori che potranno così offrire al cittadino servizi più efficienti, accorciando le lunghe attese dovute ai tempi dettati dalla burocrazia. Da Febbraio del 2021 in Italia si è passati al Sistema Pubblico di Identità Digitale e al Documento d'Identità Elettronico, che ha ormai sostituito la versione cartacea, decisamente antiquata e soggetta a deterioramento. Vi sono inoltre delle app create appositamente per i cellulari, che consentono ai cittadini di poter effettuare il download dei documenti di cui hanno bisogno, evitando così lo spreco di carta che si utilizza di solito per le fotocopie. È possibile infine inviare autocertificazioni, istanze e dichiarazioni senza doversi recare negli uffici destinati a tali pratiche.
